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Hoy en Puerto Rico, enfrentamos la incertidumbre de qué encontraremos en nuestros espacios una vez finalice el paso de Ernesto. En días pasados, nos encontrábamos revisando nuestros planes de emergencia, aplicando principalmente lo aprendido con el huracán Maria, Fiona y otros tantos eventos de lluvia que han afectado a nuestro país. Nuestros equipos de trabajo están más que listos y adiestrados para responder ante la emergencia, y una vez se dé el visto bueno de que el personal puede estar en las facilidades, comenzar a brindar el servicio necesario a las comunidades para superar la adversidad. Pero pregunto, ¿Qué hay de tus voluntarios?; ¿Has incluido a los voluntarios en estos planes de emergencia?; ¿Has tomado en consideración el desarrollo de un equipo de voluntarios que residan cerca de las facilidades como equipo de primera respuesta?; ¿Lo habías tomado en consideración?
Antes de continuar, sé que estás pensando… Pero te invito a que no pienses en este momento lo cuesta arriba que es conseguir voluntarios, estamos conscientes de ello, lo vivimos y lo sufrimos a diario con nuestros aliados. Pero date la oportunidad de leer este artículo desde un pensamiento positivo y proactivo.
Está más que demostrado que contar con voluntarios es esencial para cualquier Organización Sin Fines de Lucro que busque maximizar su impacto. Ahora bien, establecer un equipo de voluntarios que te apoye en la respuesta ante emergencias es una estrategia de gran valor que puedes implementar para iniciar las operaciones lo antes posible, y ayudar a su vez a satisfacer las necesidades de las comunidades a las que atiendes.
Las emergencias, ya sean desastres naturales, pandemias, entre otras, requieren una respuesta rápida, coordinada y efectiva. Desarrollar un equipo de voluntarios enfocado en la respuesta ante emergencias no solo fortalece la capacidad de acción de la organización, sino que también fomenta la resiliencia comunitaria y la solidaridad en momentos de necesidad. ¿Cómo dar forma a este equipo de respuesta? Te contamos a continuación.
Paso 1: Define los objetivos y el alcance de este equipo
El primer paso es definir claramente los objetivos y el alcance de este equipo de respuesta ante emergencias. ¿Está tu organización enfocada en la respuesta inmediata, en la recuperación a largo plazo, o en ambas? También es crucial definir qué tipo de emergencias se cubrirán como lo son desastres naturales, como huracanes y terremotos, emergencias sanitarias como epidemias, entre otras emergencias que puedas identificar. Finalmente, el alcance geográfico debe ser delimitado. En este caso, se recomienda que sea uno local, con personas que sean parte del mismo sector en donde se encuentra tu organización. Por ejemplo, si tu organización se encuentra en la comunidad Aguirre, este equipo deberá estar compuesto principalmente por personas de Aguirre, para asegurar una planificación adecuada.
Paso 2: Asigna Roles y Responsabilidades a los miembros del equipo
Una vez definidos los objetivos, es importante identificar los roles que los voluntarios desempeñarán. Estos pueden incluir desde primeros auxilios y logística, hasta comunicación y apoyo emocional. Definir claramente cómo estos roles se integrarán en las estructuras existentes de la organización ayudará a evitar duplicaciones de esfuerzos y a maximizar la eficiencia. Además, establecer el nivel de autoridad y autonomía que tendrán los voluntarios es fundamental para garantizar que se sigan los protocolos establecidos.
Paso 3: Reclutamiento y Selección de Voluntarios
El éxito de cualquier programa de voluntarios radica en el reclutamiento efectivo ( y estamos conscientes de que representa el mayor reto). El desarrollo de este equipo de respuesta a emergencias debe contar con una estrategia de reclutamiento diferenciada. Reflexiona sobre qué medios son más efectivos para llegar a la población objetivo. Por ejemplo, hay comunidades en que los llamados de puerta en puerta son más efectivos que el uso de redes sociales, y viceversa. Otro elemento importante en el proceso de reclutamiento son los criterios de selección. Es importante considerar las habilidades, la experiencia previa, la disponibilidad y la motivación al momento de asignar roles. Dentro del proceso de reclutamiento, también es recomendable que se incluya un proceso de entrevistas y otros elementos que ayuden a asignar los roles con base en las habilidades (y superpoderes) de cada integrante.
Paso 4: Desarrollo de un Programa de Capacitación Continua
La capacitación es un componente crucial en la preparación de voluntarios para enfrentar emergencias. Los programas de formación deben cubrir conocimientos y habilidades esenciales como Primeros Auxilios, Manejo de Equipos de Emergencia, Comunicación Efectiva, entre otros. Ante el reto que representa la obtención de fondos para el manejo de voluntarios, se pueden integrar a los miembros de este equipo en las capacitaciones que se ofrecen al personal que labora en la organización (relacionados a estos asuntos). Para ambos grupos, es importante que se desarrollen actualizaciones periódicas para asegurar que todos están preparados para responder a una emergencia. Estas capacitaciones deben ser tan importantes como las capacitaciones que se ofrecen anualmente sobre políticas institucionales.
Te exhortamos a que te pongas en contacto con organizaciones como la Agencia Federal para el Manejo de Emergencia (FEMA), la Cruz Roja, el Negociado para el Manejo de Emergencia y Administración de Desastres de Puerto Rico (NMEAD), entre otras organizaciones, que ofrecen guías, capacitaciones, y otros recursos específicos para la gestión de emergencias.
Además de los pasos mencionados, hay unas consideraciones adicionales que debes contemplar. Uno de estos es la gestión efectiva del programa de voluntarios, donde se asigne un coordinador o equipo que supervise todas las actividades y sirva de guía o mentor para mantener el enfoque en la misión y visión de la organización. Otro aspecto importante es la comunicación constante, y esto puede lograrse a través de plataformas digitales y reuniones periódicas. Asimismo, la evaluación del desempeño de los voluntarios debe ser continua, utilizando encuestas de satisfacción y retroalimentación de las diversas partes interesadas para identificar áreas de mejora.
De igual forma, es necesario implementar estrategias de seguimiento y evaluación, como lo son los indicadores clave de desempeño (KPIs). Estos indicadores pueden ser el número de voluntarios, las horas de servicio que ofrecen, las horas de capacitación en las que participan, el impacto en la comunidad que generan, entre otros. Estos datos ayudan a evaluar el impacto y proporcionan información de valor para mejorar y adaptar el programa en el futuro.
En fin, desarrollar un equipo de voluntarios para emergencias es una estrategia poderosa para fortalecer la capacidad de respuesta de las organizaciones sin fines de lucro ante situaciones críticas. Con una planificación adecuada, las organizaciones no solo pueden identificar y preparar a miembros clave de la comunidad para que formen parte de un equipo de primera respuesta, sino que también pueden asegurarse de que estos voluntarios estén equipados con las habilidades necesarias para actuar de manera efectiva cuando más se les necesita. En Conde Consulting, estamos aquí para ayudarte a diseñar e implementar programas y proyectos que no solo maximicen su impacto social, sino que también refuerzan la resiliencia de tu comunidad. Todo esto se logra a través de una planificación estratégica integral que te permitirá anticipar desafíos, optimizar recursos y garantizar que tu organización esté siempre preparada para enfrentar cualquier emergencia.
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